Quản lý phòng khám thú y là nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh của cơ sở hành nghề thú y. Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm cho sự thành công của một phòng khám thú y. Công việc của một nhà quản lý là đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày được xử lý trơn tru và đạt được các mục tiêu tài chính. Các bộ kỹ năng cần có ở một nhà quản lý cụ thể như quản lý nhân sự, kiến thức về tài chính và kế toán, chuyên môn tiếp thị và hoạch định chiến lược bên cạnh các kiến thức về chuyên môn thú cảnh.
Quản lý phòng khám thú ý yêu cầu các ông chủ, người quản lý phải là người có kiến thức và chuyên môn về nhiều chức năng kinh doanh do đó không dễ để trở thành một nhà quản lý thành công. Nhằm hỗ trợ tốt nhất cho các nhà quản lý trong việc vận hành, quản lý phòng khám thú y, bệnh viện thú y, FVET Vietnam đã tạo ra phần mềm quản lý phòng khám thú y.
Đối với phần mềm quản lý phòng khám thú y, việc thu thập dữ liệu và sau đó sử dụng lại dữ liệu là rất quan trọng. Dữ liệu có sẵn trên hệ thống bao gồm các thông tin quan trọng như giống loài, đặc điểm, tiểu sử bệnh tật, thông tin liên lạc của chủ sở hữu. Mỗi khi có con vật mới tới khám, tất cả những gì mà nhân viên yêu cầu làm là nhập dữ liệu lên hệ thống và dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên hệ thống.
Việc áp dụng các phương pháp như vậy làm giảm bớt các thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian để đi giải quyết hoặc đi tìm các hồ sơ bệnh án được lưu dưới dạng giấy tờ. Phân tích dữ liệu và tạo báo cáo là hai tính năng của phần mềm quản lý phòng khám thú y, giúp hiểu sâu hơn về thực hành, bao gồm quyền truy cập thông tin tài chính bất cứ khi nào các nhà quản lý mong muốn.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám thú y?
Dù là mới bắt đầu hay đã đang làm phòng khám thú y thì bạn đều phải đối mặt với rất nhiều công việc cần làm. Bạn phải lo mọi thứ từ việc tìm nguồn hàng, vận chuyển, tìm khách hàng bằng nhiều cách marketing. Rồi đến việc sắp xếp phòng khám, làm sao để có thể cân đối được thu – chi và có lãi để tái đầu tư tiếp. Tiếp đó, bạn lại phải quan tâm làm sao để chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Với hàng đống công việc như vậy, nếu chỉ làm thủ công chắc chắn sẽ dẫn đến rất nhiều sai sót và gặp phải những khó khăn sau đây:
- Danh mục mặt hàng quá nhiều nên khó tra cứu, xác định giá bán.
- Lượng khách ra vào mỗi ngày không kiểm soát được.
- Lập hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thủ công chậm, thiếu chuyên nghiệp và dễ sai sót.
- Mất nhiều thời gian cho việc tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng.
- Những câu hỏi như: đang còn những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu? Công nợ của khách hàng A đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu?,… luôn làm bạn đau đầu và không thể trả lời ngay.
- Thậm chí nhân viên có thể gian lận và qua mặt bạn bất cứ lúc nào.
Tất nhiên, bạn có thể dùng Excel để quản lý nếu không dùng phần mềm quản lý . Có điều, những số liệu trên các file excel thường rời rạc với nhau nên không thể đưa ra báo cáo để bạn so sánh và đánh giá kết quả kinh doanh được. Chưa kể đến nếu bạn không am hiểu về các hàm tính toán trong Excel thì càng dễ dẫn đến sai lệch hơn.
Phần mềm quản lý là giải pháp phù hợp để giải quyết nhu cầu quản lý phòng khám. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt không theo bất cứ khuôn mẫu nào, FVET CLOUD sẽ được xây dựng chi tiết nhờ quy trình quản lý và các yêu cầu của chủ phòng khám, do đó mà người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm, không cần thay đổi quy trình quản lý của mình.
FVET CLOUD giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực cho công tác quản lý, mang lại phong cách làm việc chuyên nghiệp cho phòng khám. Hãy nhấc máy liên hệ với chúng tôi để có được giải pháp quản lý toàn diện này.
Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp cho phòng khám của bạn cho phép bạn đảm bảo rằng phòng khám có hiệu quả công việc tối đa từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho cơ sở của bạn. Khi bạn chọn một công cụ quản lý cho phòng khám hoặc bệnh viện thú y của mình, điều này cho phép bạn hợp lý hóa quy trình hành chính liên quan đến hoạt động của phòng khám.
Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám thú y
1. Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng – Tiết kiệm thời gian và chi phí
Không thể phủ nhận việc sử dụng máy móc, phần mềm công nghệ sẽ rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc dùng sổ sách. Nhưng tiết kiệm chi phí thì sao? Liệu sử dụng công nghệ cao có phải là bài toán chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn???
Đây là một suy nghĩ cực kỳ sai lầm, với phần mềm quản lý phòng khám FVET CLOUD bạn không chỉ tiết kiệm chi phí ở khâu thuê nhân viên mà còn tránh thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo.
Bạn có thể ngồi ở nhà vẫn quản lý phòng khám vô tư, đơn đi hay hàng về, lượng khách ra vào, tất cả số liệu đều nằm trong lòng bàn tay của bạn. Dùng thử phần mềm để cảm nhận hiệu quả rõ rệt trong khâu quản lý.
Giảm thiểu các chi phí hằng ngày phát sinh mà hệ thống phòng khám phát sinh. Tối ưu các quy trình của đội ngũ nhân viên đang làm việc tại phòng khám. Quản lý đội ngũ nhân viên làm đúng nhiệm vụ được phân theo nội dung công việc. Công việc sẽ được theo dõi và báo cáo hằng ngày cho chủ phòng khám từ đó sẽ bạn có thể đưa ra các giải pháp kịp thời.
Các chức năng cơ bản của phòng khám thú y như khi thú cưng đến hạn tiêm chủng hoặc khi thú cưng đến hẹn cần được thông báo cho nhân viên một cách thường xuyên. Thông báo đẩy lên được gửi đến họ sẽ cho phép bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi thực hiện công việc tương tự. Có toàn bộ thông tin trên một nền tảng duy nhất giúp tiết kiệm khoản đầu tư của bạn ở mọi cấp độ.
2. Quản lý hiệu quả các nguồn lực trong quản lý phòng khám thú y
Phần mềm quản lý phòng khám thú y tích hợp tính năng quản lý nhân viên, quản lý công nợ, chấm công nhân viên và tính lương cuối tháng. Với thiết kế thông minh này, chủ phòng khám hoàn toàn có thể đo lường được năng suất làm việc của từng nhân viên và điều chỉnh lại cho phù hợp.
Bên cạnh đó tính năng “Quản lý dòng tiền” trong phần mềm còn giúp bạn quản lý toàn bộ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, thực hiện các giao dịch chuyển, rút tiền giữa các chi nhánh hay giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ ngân hàng một cách linh hoạt. Bạn khó có thể bỏ sót một khoản chi tiêu nào vì tất các cả giao dịch đều cập nhật tự động vào báo cáo tài chính.
3. Phù hợp với mọi phòng khám thú y
Phần mềm quản lý phòng khám thú y, bệnh viện thú y chắc chắn sẽ khác với phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa hay thời trang bởi tính chất khác nhau của sản phẩm, dịch vụ dẫn tới việc quản lý tồn kho hàng hóa, cách tính chi phí và đặt đơn hoàn toàn khác nhau.
Hiểu được nhu cầu đó của khách hàng, phần mềm quản lý phòng khám thú y FVET CLOUD được chú trọng thiết kế thông minh, linh hoạt thay đổi để đáp ứng nhu cầu của các ngành hàng cụ thể.
Hiện tại phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đang chia ra 6 mặt hàng khác nhau: Hàng hóa thông thường, hàng hóa dịch vụ, hàng hóa serial/Imei, hàng lô date, hàng sản xuất và hàng combo/gói sẵn sàng đáp ứng tất cả các mặt hàng phổ biến nhất trên thị trường.
4. Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban khác nhau trong quản lý phòng khám thú y
Phần mềm này còn có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác để tăng tính hiệu quả của hoạt động. Hệ thống sẽ có một chế độ quản lý tập trung quy định các quy trình kinh doanh, giảm chi phí và kiểm soát hàng loạt khách hàng.
Lợi ích của phần mềm quản lý phòng khám thú y khi sử dụng là rất lớn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người lãnh đạo, giữa các phòng ban và nhân viên. Hiện đại hóa quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ để hội chẩn phù hợp cho từng thú cưng. Kiểm soát tất tần tật các sản phẩm, khách hàng, phát hiện sai sót ở bộ phận nào, khâu nào, thậm chí tra được từng ca làm việc của nhân viên để truy tìm thất thoát, gian lận.
Một hệ thống quản lý tốt cho phòng khám thú y của bạn là sẽ thông báo cho các bác sĩ khi cuộc hẹn đến hoặc nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với phòng khám. Điều quan trọng là phải đặt cảnh báo trong trường hợp khẩn cấp.
Kết nối tốt hơn giữa các bộ phận của phòng khám thú y, việc giao tiếp này sẽ giúp cho phòng khám của bạn có tính đồng bộ cao về thông tin, giảm thời gian delay trong quá trình khám chữa cho thú cưng.
5. Cải thiện khả năng quản lý phòng khám thú y
Một ưu điểm nữa của việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám thú y là giúp cải thiện khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Người đứng đầu phòng khám ngay lập tức có thể truy cập dữ liệu từ hệ thống và điều này sẽ lần lượt giúp họ đưa ra quyết định kinh doanh một cách dễ dàng.
6. Xử lý một khối lượng dữ liệu lớn trong việc quản lý phòng khám thú y
Phần mềm quản lý phòng khám thú y trở nên khá tiện dụng khi bạn đang phải đối phó với khối lượng dữ liệu lớn. Nếu bạn kinh doanh nhỏ việc quản lý sổ sách có thể vừa đủ dùng nhưng khi quy mô của bạn nâng lên hàng trăm khách hàng hay hàng nghìn mặt hàng, mã hàng khác nhau, lúc đó việc quản lý dữ liệu sẽ là bài toán số 1 cần ưu tiên giải quyết.
Đơn giản thôi, hãy trải nghiệm, dùng thử phần mềm quản lý phòng khám thú y để thấy việc quản lý lượng lớn hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng sẽ được xử lý chỉ qua vài cú click chuột.
7. Nâng cao hiệu quả kinh doanh từ việc quản lý phòng khám thú y
Lợi ích của phần mềm quản lý phòng khám thú y còn có thể kể đến là làm tăng doanh thu và hiệu quả bán hàng. Bạn có thể tạo ra nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau: Khách hàng có sinh nhật trong tháng, khách hàng thân thiết, khách có đơn hàng giá trị cao,… Chăm sóc khách hàng cũ luôn là cách làm hiệu quả hàng đầu để giúp tăng doanh thu nhanh nhất.
Bên cạnh đó tính năng cảnh báo hàng hóa đang vượt mức tồn kho, hay hàng hóa sắp hết hạn sử dụng cũng giúp bạn điều chỉnh kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng hàng tồn kho bị hết hạn hay thiếu hàng hóa.
Tóm lại, có thể nói rằng để một phòng khám thú y có thể hoạt động xuất sắc thì giờ cần phải trở thành một hệ thống quản lý hành nghề hiệu quả. Việc lắp đặt hệ thống là điều mà ai cũng có thể làm được, điều quan trọng ở đây là cần phải tận dụng hết khả năng của hệ thống này. Để bạn có thể vượt trội về các giải pháp thú y của mình, bạn cần chọn một nhà cung cấp cho phép bạn làm điều tương tự thông qua giải pháp chính xác và hiệu quả.
8. Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong quản lý phòng khám thú y
Bằng phần mềm quản lý phòng khám thú y, các tin nhắn gửi nhắc lịch hẹn, nhắc lịch tái khám của khách hàng sẽ được thực hiện tự động từ đó tối ưu hiệu quả các quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng theo cách chuyên nghiệp từ đó nâng cao được uy tín của cơ sở.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm để quản lý thông minh dành cho cơ sở của bạn, Bạn có thể trải nghiệm phần mềm quản lý FVET CLOUD miễn phí trong 30 ngày tại đây